Num ambiente onde cada segundo conta, um funcionário da Agência Logística de Defesa do Ogden tem revolucionado sozinho como os administradores pós- premiação lidam com os contratos, dando- lhes de volta o seu ativo mais valioso: o tempo. Joshua Farr, um chefe de filial no Escritório de Suporte a Contratos, desenvolveu um conjunto personalizado de ferramentas digitais, convertendo um processo uma vez manual, confuso e confuso em uma operação simplificada, orientada para dados. Sua abordagem criativa, que combina um poderoso painel de análise de dados com um extenso repositório de conhecimento, não só aumenta a eficiência, mas também melhora diretamente a capacidade do DLAŞ de suportar o guerreiro.
Antes do Farr ter interrompido para encontrar uma solução, os administradores de contratos foram enredados num ciclo diário tedioso de trabalho de detetive digital. .Os administradores tiveram que pesquisar manualmente vários sistemas desconectados para responder perguntas básicas – como se as unidades tinham enviado, se estavam adiantados ou atrasados, e quais as atualizações de estado estavam disponíveis dos fornecedores, disse Farr..Eles estavam constantemente saltando entre várias fontes de dados diferentes, juntando informações manualmente. O processo foi lento, repetitivo e altamente ineficiente. De acordo com Farr, essa ineficiência levou a resultados inconsistentes e desperdiçou muitas horas enquanto os funcionários constantemente se encontravam perseguindo informações através de buracos digitais de coelho, frequentemente revalidando dados que eles já tinham validado. O ponto de viragem, ele lembrou, veio durante reuniões críticas com um cliente da Força Aérea.
.Os sistemas oficiais da Força Aérea estavam desativados, desactualizados ou mostrando informações inexatas, disse Farr.. Essas inexactitudes conduziram discussões e confusão desnecessárias.. Essa experiência solidificou sua determinação de criar uma única fonte confiável de verdade que pudesse sincronizar e atualizar os dados rapidamente, garantindo que tanto os administradores do DLA como seus parceiros militares poderiam confiar em dados atuais de desempenho do contrato. Diante deste desafio, o Farr se deu a iniciativa de se ensinar um novo conjunto de habilidades técnicas. Ele começou por fundir diferentes planilhas de rastreamento e usando Power Query, uma ferramenta de transformação de dados, para tornar mais fácil a tarefa longa e tediosa de limpar e consolidar as informações. Ele então usou a plataforma de visualização de dados chamada Power BI para construir um painel interativo que transforma dados brutos em informações claras e úteis. .Confiei na minha própria experiência analítica, aprendizagem online, tutoriais no YouTube e assistência de inteligência artificial para desenvolver a lógica que traduziu dados brutos em insights de desempenho significativos,.
O resultado é uma ferramenta que dá aos administradores visibilidade imediata do desempenho de entrega do contratante, respondendo perguntas sobre o que está a tempo, o que está atrasado e o mais importante, a razão para quaisquer problemas. Isto permite que os administradores se movam além de simples métricas de rastreamento e gastem mais tempo focado em abordar proativamente as causas raiz de atrasos potenciais. O feedback dos seus colegas foi imediato.
.Um feedback significativo foi que a ferramenta deu aos indivíduos o tempo de volta, disse Farr.. Muitos disseram que, como resultado do uso da minha ferramenta, eles se sentem mais organizados, confiantes nos dados e mais equipados para gerenciar suas interações diárias com o contratante, em vez de terem que gastar tanto tempo tentando descobrir onde está o problema.. De acordo com o Kendall Judd, um chefe de filial no Suporte às Armas no Escritório de Contratos Pós- Prémio da Ogden e um ávido usuário da ferramenta Farr Ìs, houve um importante deslocamento cultural no escritório de contratação da Ogden Ìs desde que a ferramenta foi implementada.
.No passado, éramos reativos, muitas vezes lutando com sistemas arcaicos e não confiáveis, disse o Judd. їDesde a implementação da ferramenta Joshňs, a equipe tornou- se proativa e impulsionou dados. Isto transformou as operações diárias de uma postura reativa para uma estratégia de melhoria contínua orientada para o futuro. Enquanto a ferramenta de análise de dados resolveu o problema de eficiência, o Judd identificou um desafio mais profundo e estratégico a espreitar- se no fundo – a perda de conhecimento institucional.
.O fator mais importante associado à ferramenta Josh.s é a sua solução direta e poderosa para um problema de negócios crítico – a perda de conhecimento institucional, disse o Judd..As vezes que funcionários experientes deixaram a organização, a agência foi deixada com uma lacuna significativa de experiência. Para resolver isso, o Farr desenvolveu uma segunda ferramenta igualmente importante – um repositório baseado na Microsoft OneNote – chamado.Leções aprendidas.. Esta base de conhecimento digital captura cenários do mundo real, soluções comprovadas e as referências regulamentares específicas necessárias para resolver problemas complexos de contrato.
.Se tornou um arquivo vivo onde os administradores poderiam ver exemplos de colegas, entender as expectativas de política e evitar reinventar a roda, disse Farr. Ele aconselha fortemente seus colegas a contribuir com suas próprias experiências, garantindo que o recurso permaneça relevante e cresça orgânicamente. .Antes de termos esta ferramenta, o conhecimento valioso foi permanentemente perdido quando um empregado deixou a organização, disse o Judd..Agora, essa sabedoria é capturada, preservada e usada para capacitar a próxima geração de profissionais contratados.
Esta combinação de eficiência baseada em dados e perícia preservada tem um impacto tangível direto na missão principal do DLA. . Nossa missão é obter a Força Aérea as peças que eles precisam a tempo para que a manutenção do depósito possa permanecer no horário, disse Farr. A ferramenta fornece visibilidade precoce quando uma entrega está em risco, permitindo que o DLA tenha conversas proativas com o cliente com muito antecedência..Aquela comunicação proativa dá tempo à Força Aérea para ajustar seus planos até que as peças de substituição cheguem. Manteve todos alinhados e focados na missão.
Para o Farr, cujo papel principal como gerente é o de ajudar as pessoas a remover obstáculos, a motivação é simples. Ele é guiado por ver resultados reais e capacitar sua equipe com as informações que precisam para ter sucesso. Olhando para o futuro, Farr planeja continuar a melhorar a ferramenta, adicionando insights mais profundos e mais automação à medida que novas necessidades são identificadas. Seu trabalho é um exemplo poderoso de como a iniciativa individual, o compromisso com a aprendizagem e o foco na missão podem criar um efeito de onda de mudança positiva em toda a empresa DLA.